Deelnemersreglement TTN
Teams inschrijven
1. De inschrijving bevat minimaal de teamnaam, de naam van de captain en het aantal personen dat met het team mee gaat spelen. Wanneer de teamnaam en/of de captain nog niet bekend is ten tijde van deze inschrijving, zorgt de inschrijver ervoor dat deze uiterlijk eind april via mail is doorgegeven aan de organisatie.
2. Deelname aan het toernooi is pas definitief wanneer de deelnemersbijdragen zijn voldaan. Zo niet, dan kan de organisatie het team uitsluiten van deelname. Teams die later vernemen dat zij deel mogen nemen, krijgen twee weken de tijd na deze melding om aan de deelnemersbijdrage te voldoen.
3. De officiële inschrijvingstermijn eindigt eind april. Teams die zich hierna willen inschrijven, doen dit te allen tijde in overleg met de organisatie. Teams die zich na de loting inschrijven, worden op de wachtlijst geplaatst – op basis van de volgorde van inschrijving.
4. Mochten er eind april meer dan vijftien geldige inschrijvingen voor het TTN zijn, dan wordt er zo spoedig mogelijk geloot welke teams er alsnog geplaatst zijn.
5. Bij uitloting worden de deelnemersgelden (indien die al betaald zijn) binnen 72 uur na de loting door de organisatie teruggestort.
6. Een teamlid afmelden kan (kosteloos) voor begin juli, anders krijgt de speler geen (deel van het reeds betaalde) geld terug. Het team mag besluiten een vervangend teamlid te sturen, mits het daarmee blijft voldoen aan het deelnemersreglement en dit doorgegeven wordt aan de organisatie.
7. Bij annulering voor juni zijn de deelnemersgelden nog niet betaald en is het team de organisatie geen geld verschuldigd. Bij annulering voor half september krijgt het team 50% van de deelnemersgelden terug. Bij annulering na half september krijgt het team geen deelnemersgelden terug.
8. Alle theatersportteams (dus uit het hele land) zijn welkom om zich aan te melden. Als er meer dan vijftien teams zijn, zullen wij werken met een loting. Teams waarvan ten minste één teamlid in Groningen, Friesland, Drenthe of Overijssel woont, krijgen voorrang bij de loting. De andere teams komen dan automatisch op de wachtlijst. De organisatie streeft ernaar om zo veel mogelijk verschillende verenigingen of groepen te laten deelnemen.
Theatersportgezelschappen mogen zich opgeven met meerdere teams, maar indien er meer dan vijftien aanmeldingen zijn, dan gunnen wij zoveel mogelijk verschillende teams een plek op ons toernooi. Als een gezelschap zich met twee teams aanmeldt, dan zal bij de loting een tweede team automatisch op de wachtlijst terechtkomen.
Heb je een teamlid dat jonger is dan 18 jaar, geen probleem, de voorwaarde die wij stellen is dat een team niet alleen uit minderjarigen kan bestaan.
9. Indien het TTN door externe oorzaken (bijvoorbeeld brand of pandemie) afgelast wordt, dan krijgen teams hun deelnemersgelden terug. Indien er door de organisatie nog geen kosten zijn gemaakt, dan krijgen de deelnemers het volledige inschrijfgeld terug. Indien de organisatie al kosten heeft gemaakt, zullen deze evenredig verdeeld worden over de deelnemers. Het resterende deelnemersgeld wordt dan teruggestort.
Samenstelling team
1. Een speler kan slechts voor één team uitkomen.
2. Een team bestaat uit minimaal vier en maximaal vijf spelers. In uitzonderlijke gevallen kan in overleg met de organisatie een team uit drie of zes spelers bestaan.
3. Voor een wedstrijd mag een team vier of vijf spelers opstellen. In een scène staan maximaal vier spelers op de vloer. In uitzonderlijke gevallen kan een team in overleg met de organisatie drie spelers opstellen.
4. Een speler mag tijdens het toernooi vervangen worden, mits de oude speler zijn of haar bewijs aan deelname (een polsbandje o.i.d.) inlevert en afziet van de privileges behorende bij het bewijs. De nieuwe speler krijgt, bij het inleveren van het bewijs van de oude speler, een nieuw bewijs. De samenstelling van het team dient dan nog steeds te voldoen aan het deelnemersreglement.
Beoordeling
1. Het document ‘Juryinstructie TTN’ maakt onlosmakelijk deel uit van de Algemene Voorwaarden.
2. De poulewedstrijden vinden plaats op zaterdag. Op zondag speelt ieder team nog een ‘marathon’. Alle teams dienen op beide dagen aanwezig te zijn.
3. Bij geschillen beslist de organisatie.
Algemeen
1. Spelers en bezoekers betreden en wonen het toernooi bij op eigen risico. De organisatie is niet verantwoordelijk voor enige vorm van lichamelijk of geestelijk letsel als gevolg van een bezoek of deelname.
2. De organisatie is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade aan eigendommen en/of goederen van de spelers, locatie of bezoekers.
3. De organisatie is niet aansprakelijk voor het zoekraken en/of voor diefstal van eigendommen van de spelers of bezoekers.
4. Afwijkingen op het reglement kunnen voorkomen in overleg met de organisatie. De organisatie beslist.
5. Voor een ordentelijk verloop van het toernooi en de veiligheid van iedereen, dienen deelnemers en publiek te allen tijde de aanwijzingen van locatie medewerkers, organisatie en vrijwilligers op te volgen.
6. Het is verboden om reclame te maken voor je eigen groep of bedrijf. Het plaatsen van stickers of het neerleggen van flyers is uitdrukkelijk niet toegestaan en kan leiden tot diskwalificatie van het toernooi. Reclame maken kan natuurlijk wel als je wilt sponsoren. Neem hiervoor contact op met het bestuur.
Gebruik van gegevens
1. Door inschrijving geeft het volledige team toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van communicatie rondom het toernooi. Daarnaast wordt het team het jaar erop attent gemaakt wanneer de inschrijving start. Persoonlijke informatie wordt nooit gedeeld met derde partijen. Mocht je in de toekomst geen informatie meer willen ontvangen over het toernooi, dan kan je dit kenbaar maken bij de organisatie.
2. Tijdens het toernooi worden er foto’s gemaakt. Deze foto’s kunnen geplaatst worden op de website, in het programmaboekje en/of op sociale media. Mocht je bezwaar hebben tegen het plaatsen van een van de foto’s, maak dit dan kenbaar bij de organisatie. De foto zal dan worden verwijderd of bewerkt.
3. Teamleden, vrijwilligers en andere betrokken personen kunnen te allen tijde opvragen welke informatie de organisatie van hen bewaart. Indien een lid wil weten welke informatie het TTN over hem/haar heeft, dan kan een e-mail gestuurd worden naar het bovengenoemde adres met als onderwerp ‘Inzageverzoek’.